Administratie… het leukste vak op school! Dat vinden wij misschien wel, maar we begrijpen dat jij dat wellicht anders ziet. In deze blog schrijven we dan ook hoe jij een bonnetje, factuur, pakbon en andere schizzel moet bewaren.

De Belastingdienst die weet toch alles al?! Dat is helaas niet zo. Daarom bestaat er de administratie- en bewaarplicht. Maar wat houdt dat nu in? Moet je echt ieder bonnetje bewaren? Als enthousiaste ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. Je mag zelf weten hoe je dat doet, als je de onderliggende documenten/papieren maar minimaal 7 jaar bewaard.

Facturen
Je eigen verkoopfacturen zijn natuurlijk zo gemaakt. Wij zien die het liefst digitaal, want dan mag je ze ook digitaal bewaren! Een mapje met de PDF-jes of de digitale versie in je boekhoudpakket is dan ook voldoende. Denk je wel aan de factuurvereisten van de Belastingdienst?

Bonnetjes
Ach ja die bonnetjes… je bent ze vast wel eens vergeten bij de kassa, ze zijn per ongeluk verfrommeld of je hebt ze gewoon weggegooid. Zonde! Want je kunt er wel degelijk iets mee in de administratie. Scan ze in via de “mijn exact-app”, dan zitten ze meteen in je boekhouding!

En dan? Weggooien? Dat ligt aan je scankwaliteiten. De Belastingdienst wil namelijk een “juiste en volledige weergave van het origineel met echtheidskenmerken”. Scan dus met een goede camera en scan de hele bon (liefst nog met je tafelblad eromheen). Weggooien kan, maar beter is een grote doos op zolder. Als ze dan komen, moet je alleen even graven.

Probeer op de bonnetjes zo veel mogelijk je bedrijfsnaam te laten printen. Dat doen ze zelfs bij de bouwmarkt!

Pakbonnen
Pakbonnen zijn de voorbode op een factuur. Controleer je pakbon met de factuur en voeg ze samen in de boekhouding.

Offertes
Een offerte die is goedgekeurd moet je hetzelfde bewaren als je facturen. Een offerte die niet is doorgegaan moet je verwijderen volgens de AVG. Wanneer zeggen ze er helaas niet bij…Maar stelregel is maak ze anoniem of verwijder ze direct na afwijzing.

En die overige schizzel dan?
Bewaren is beter dan weggooien, maar doe zoveel mogelijk digitaal in de App. Dan kijken wij wel of ze nodig zijn in je administratie!

Vraag aan al je klanten en leveranciers om voortaan digitaal te factureren! Is meteen goed voor het milieu!