Een ondernemer kijkt graag naar de omzet. Dat hij de reiskosten en kilometers ook kan factureren, is voor de ondernemer niks nieuws. Maar hoe moet je daarvan eigenlijk de kosten boeken? Per vervoersmiddel leggen we je dat even uit!

Met de auto?
Rijd je met de privé-auto een zakelijke rit? Dan moet je de kilometers bijhouden in een rittenadministratie. De Belastingdienst heeft daarvoor tips op hun website staan. De totale kilometers mag je per rit of per week declareren bij je onderneming. Dat mag ook per kwartaal of per jaar. Per zakelijk gereden kilometer is € 0,19 af te trekken van je winst. Het is niet alleen aftrekbaar. Maar het exacte bedrag mag je jezelf ook overmaken op je bankrekening.

(Lease-)auto van de zaak?
Meestal worden alle kosten van de zakelijke (lease-)auto in de administratie opgenomen. De bijbehorende bijtelling maakt dit verhaal compleet. Met bijtelling zijn alle autokosten aftrekbaar. Wil je de bijtelling niet? Check dan onze blog over een zakelijk ritje.

Lopend, fietsend of met je step naar de klant?
Elke zakelijke kilometer mag je dus declareren. Ook als je die te voet, te fiets of met je hippe step hebt afgelegd. Wel moet je hier een administratie van bijhouden. Vaak is dat een extra kolom in de rittenadministratie van de auto maar je mag dit ook apart op een overzicht zetten.

Lekker met de trein?
Dan mag je kiezen! Of je neemt de € 0,19 per kilometer of je trekt het volledig treinkaartje af als zakelijke reiskosten. De NS businesscard  stuurt je wekelijks een factuur op naam van je zaak. Heb je die niet? Vraag hem dan snel aan. Oh ja! Treinkaartjes zijn altijd inclusief 9% BTW.

Reiskosten doorbelasten aan opdrachtgevers
Als zzp’er bepaal je zelf welke afspraken je met een opdrachtgever maakt over je zakelijke reiskosten. Je hoeft je dus niet te houden aan de vaste kilometervergoeding van € 0,19 die de Belastingdienst hanteert. De Belastingdienst beschouwt de reiskostenvergoeding die je overeenkomt met een opdrachtgever als onderdeel van de vergoeding voor jouw prestatie, dus als omzet. Noteer de overeengekomen vergoeding exclusief btw op je factuur. Over het totaalbedrag van de factuur hanteer je vervolgens het btw-percentage dat bij jouw diensten hoort. Breng je normaal gesproken dus 21% btw in rekening over je geleverde diensten? Dan reken je ditzelfde percentage over de reiskosten op je factuur.

Tips :

Helaas zitten alle kosten(dus ook parkeergeld, tol of stalling) verdisconteerd in de € 0,19 per kilometer. Die mag je dus niet nog even afzonderlijk declareren.

Een declaratieoverzicht van je gewone OV-chipkaart is fiscaal niet volledig. Want die staat niet op naam van de onderneming.

Alleen zakelijke kilometers met de zakelijke auto? Dan dien je ook een administratie bij te houden. Bewijs anders maar eens dat je niet meer dan 500km per jaar privé hebt gereden!

Ben je niet zo handig met pen en papier in de auto? Een GPStracker of een kilometerapp op je telefoon biedt uitkomst.

Let op met de BTW op je treinkaartje. Heb je en treinkaartje van € 10,-. Dan mag je daarvan aftrekken : € 10 / 109 x 100% = € 9,17