De vakantieperiode breekt aan, het personeel heeft hard gewerkt tijdens de coronacrisis en je vindt het belangrijk dat het personeel elkaar weer eens op informele wijze ontmoet. Dan is een BBQ op de zaak de uitgelezen kans om gezellig de vakantie in te gaan. Maar doe het wel goed, anders eet de Belastingdienst een hap(je) mee!
De BBQ op de zaak belastingvrij regelen is enkel mogelijk als je de barbecue op de zaak laat plaatsvinden. Het is misschien wat minder aantrekkelijk dan je eigen mooi onderhouden tuin of het stadspark in de buurt, maar het is meteen een mooi moment om de werkplekaanpassingen i.v.m. de corona-maatregelen aan het personeel te tonen.
Wat moet je allemaal regelen voor een BBQ op de zaak?
Naast de verse ingrediënten van die lokale cateraar voor op de BBQ, is het van belang dat je kijkt dat alle personeelsfeesten/-reizen niet méér bedragen dan € 454 per werknemer per kalenderjaar. De barbecue op de zaak valt onder deze norm. Gelukkig niet alle kosten die je maakt maar een vast bedrag per persoon van € 4,30,-. Dus ook de partner van de werknemer moet je voor € 4,30 opnemen in de administratie. De kosten van de DJ en al het andere randgebeuren, mag je bij een feest op je eigen locatie gewoon inboeken.
Kan ik ook personeel van andere vestigingen uitnodigen voor mijn BBQ?
Hoe meer zielen hoe meer vreugd! Het personeel van andere vestigingen mag natuurlijk ook komen, want zij vallen onder de zogenoemde concernregeling. Het personeel van een dochtervennootschap valt ook hieronder. Gezelligheid kent wat dat betreft geen grenzen. Let natuurlijk wel op het maximaal aantal bezoekers in verband met de corona-maatregelen.
Heb je geen eigen locatie om de barbecue te organiseren?
Dan is de BBQ fiscaal belast onder de werkkostenregeling. Dat hoeft geen ramp te zijn als je nog “vrije ruimte” beschikbaar hebt in je jaarlijkse potje. Anders zijn de totale kosten van de barbecue, inclusief de kosten van de DJ en al het randgebeuren, belast tegen 80% eindheffing.
Een barbecue voor je klanten kan dat ook?
Natuurlijk kan dat! De barbecue heeft dan nog steeds een zakelijk karakter, maar de kosten vallen dan niet meer onder de werkkostenregeling, maar juist onder de representatiekosten. En daarvan mag je 20% niet aftrekken.
Mag ik ook een BBQ aanschaffen op de zaak?
Wij begrijpen wat je bedoelt, wij vinden zo’n Big Green Egg of een Quoco ook heel erg gaaf. Een mooie oranje;-) Weber is natuurlijk niet te weerstaan. Zolang deze aanschaf écht bedoeld is voor de zaak mag je de aanschaf ook zakelijk doen. Echter snapt de Belastingdienst natuurlijk dat jij dat ding wel eens mee naar huis zou kunnen nemen. Daarom is mijn advies. Doe dit niet en huur een barbecue bij de lokale cateraar. Die doet waarschijnlijk ook de schoonmaak voor je.
Tips voor een zo’n aantrekkelijk mogelijke BBQ op de zaak :
Je moet officieel arbo-verantwoordelijk zijn voor de werk/bbq-plek;
Wil je weten wat er nog in de vrije ruimte beschikbaar is? Daarvoor kun je de app gebruiken van Werkgeversloket. Een berichtje via Whatsapp naar Astrid of Martijn, werkt net zo goed, mits wij ook op de barbecue mogen komen?
Slecht weer?! Een tent op de parkeerplaats geldt ook als eigen terrein. Let wel op het aanvragen van vergunning ;-).
Heb je een trainingsdag die je wilt afsluiten met de BBQ? Splits dan de kosten van alle activiteiten goed om onnodig gedoe te voorkomen.
Geef een leuke zomerse giveaway weg. Een presentje in deze tijd zal extra gewaardeerd worden. Lees dan wel even mijn andere blog over de relatiegeschenken!
